Guest post: Contabilidade para freelancers

Sejam bem-vindos de volta a mais uma publicação convidada!

As coisas por aqui estão conturbadas neste fim de ano; por isso, as publicações estão bagunçadas. Mas aqui estamos nós com a última convidada do ano, a Paulinha Vianna, que criou o aplicativo de gerenciamento de projetos e contabilidade para tradutores, o 2Manager.

Bem-vinda, Paulinha!

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Crédito: Austin DistelUnsplash

Quanto custa o seu tempo?

Quanto tempo você gasta na sua rotina de contabilidade? Sendo freelancer, sem uma equipe para fazer isso por você, você já parou para pensar no tempo que gasta para organizar suas finanças?

Atualmente, sempre que me procuram me pedindo alguma dica de finanças e eu começo a perguntar da rotina financeira, sempre recebo as seguintes respostas: eu tenho uma planilha do Excel (que mal preencho) ou faço controle no papel (bloquinho, post-it, desktop). E nunca, nunca mesmo, há planejamento financeiro no curto ou médio prazo. Trocando em miúdos, a pessoa não sabe se pode parcelar um computador novo, por exemplo, pelo simples fato de que não sabe corretamente o que tem para receber (apenas uma ideia aproximada, devido ao volume de trabalho).

Eu não sei vocês, mas essa falta de informação não serve para mim: eu preciso ter controle do meu dinheiro o tempo todo. Quanto, em dinheiro, estou fazendo no momento (mas ainda não cobrei), quanto estou para receber e, por fim, quanto já recebi e devo enviar ao contador para fazer a minha contabilidade. Mas não dá para perder tempo com essas informações, nem para produzi-las e coletá-las. Você, assim como eu, freelancer, sabe que nossa ferramenta mais valiosa é o TEMPO. E se gastamos nosso tempo nos organizando (ainda que de maneira eficaz), não produzimos – e consequentemente – não ganhamos dinheiro.

Recentemente, eu tive uma experiência com o meu programa de gestão financeira que, sinceramente, me valeu tudo o que sempre recomendo para as outras pessoas. Organização, disciplina e atenção ao financeiro, tanto quanto às minhas traduções.

Aconteceu de um cliente entrar em contato me pedindo para rever os valores que ele já tinha pagado, pois ele acreditava que estava me pagando em duplicidade. Claro, qualquer pessoa pode dizer que não é preciso muita disciplina para resolver isso, basta ir no bankline e tirar uma cópia do extrato. Sim e não. Se você faz isso, tem que se lembrar (e eu sou péssima em lembrar qualquer coisa) de quando o cliente te pagou ou então, como disse antes, perderá tempo fazendo essa checagem. E esse foi o grande “pulo do gato”! Eu entrei no meu controle financeiro e tinha exatas duas faturas pagas, uma vencendo e outra para o mês seguinte. Em 30 segundos, eu tinha toda a informação necessária, passei para o meu cliente e o problema estava resolvido. Agora ele sabe qual o valor que me deve e qual já tinha pagado (nenhum em duplicidade).

Ao retornar com a informação em 30 segundos (que, de qualquer outra forma, eu demoraria ao menos 1 hora), eu economizei meu tempo (continuando a me dedicar à tradução do dia), evitei erros (porque a informação ali estava correta) e evitei estresse (tanto para mim quanto para o meu cliente).

E se eu não demorei nada para coletar essas informações, menos ainda eu gasto para produzi-las. Para um controle eficiente, qualquer que seja o método, a disciplina é o único caminho. Então, sempre que chega um novo projeto, eu o lanço na ferramenta assim que recebo o aceite do cliente.

É fator calmante para mim, e para o meu nível de estresse, saber onde o dinheiro está. Assim, nos momentos de desespero, quando acho que estou “indo à falência”, eu abro a ferramenta e vejo todos os dados prontos, todos os valores. Isso me acalma mais que Rivotril. 😀

Por isso é tão importante o controle financeiro, ainda mais quando somos CEO, head de contabilidade, a moça do café e a faxineira da nossa empresa. Não podemos delegar essas tarefas, a não ser para nós mesmos. E numa rotina puxada como sei que a sua é, não dá para perder tempo com gestão ineficiente.

É muito importante, então, que você analise friamente o seu controle financeiro: ele atende a todas as suas necessidades, tanto na gestão de informação quanto na gestão do tempo? Porque se ele não atende a um desses requisitos, agora pode ser o momento ideal para você mudar e fazer diferente em 2020, agregando tempo ao seu dia a dia, para conseguir se dedicar ao que realmente importa: o seu negócio.

Eu, Caroline Alberoni, decidi mudar em 2020 e trocar o Excel por uma ferramenta de gerenciamento de projetos e contabilidade: o 2Manager, da Paulinha Vianna. A ferramenta já está instalada no computador, pronta com todos os meus clientes e informações necessárias para que, a partir de 1º de janeiro de 2020, eu possa começar a usá-la para valer! Bora ser mais controlado e organizado financeiramente comigo em 2020? Assine a minha newsletter e aproveite a oferta especial de fim de ano que enviarei na próxima segunda-feira.

Sobre a autora
WhatsApp Image 2019-12-08 at 20.06.21Paulinha Vianna é a criadora e fundadora do 2Manager – o app do freelancer. Uma ferramenta de gestão financeira personalizada para o seu negócio em que você tem o controle do dinheiro por toda a cadeia produtiva: desde a hora que o projeto chega até a retirada final dos lucros.

Guest post: YNAB para freelancers

Sem bem-vindos de volta a mais uma publicação convidada!

Neste mês, nosso convidado, o tradutor e intérprete Felipe Cichini Simões, fala sobre as vantagens e como usar o aplicativo YNAB (You Need A Budget) para controlar suas finanças.

Bem-vindo, Felipe!

Ou pra quem recebe em dias irregulares

Este artigo pressupõe que você já sabe como o YNAB funciona ou já tem pelo menos alguma intimidade com o método e quer adequar seu funcionamento pro seu estilo de vida de receitas com entrada irregular, seja você freelancer ou algum profissional com fluxo de entradas semelhante. Caso contrário, comece lendo sobre o método aqui.

Se você não recebe um salário regrado todo mês, ter e manter um orçamento é ainda mais valioso pra organizar suas finanças e não fazer lambança com seus pagamentos. A lógica é mais ou menos a mesma, mudando a frequência com que ela é aplicada: você continua seguindo o ciclo de (1) inserir os recebimentos quando eles entram; (2) dar uma função pra cada centavo; (3) gastar de acordo com o que você orçou; (4) reajustar conforme necessário.

A pergunta que você precisa fazer sempre é: “O que essa grana precisa pagar antes de eu receber de novo?” Isso vai te dar a real dimensão das suas prioridades financeiras até que entre a grana do próximo freela. Pra isso, acredito que algumas dicas que eu desenvolvi no meu próprio orçamento possam ser úteis.

Organize suas categorias por prioridade

Sabendo o que você precisa pagar primeiro, fica mais lógico já ir fazendo o orçamento do boleto que chega primeiro. Uma boa maneira de ter essa visão é colocar o dia de vencimento de cada conta entre parênteses depois do nome da categoria e reordenar de acordo:

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Imagem fornecida pelo autor

Observe que a categoria Impostos tem dois vencimentos, mas eu ordeno pela data mais baixa. Assim, você sabe de cara o que vence primeiro e evita atrasar pagamentos. Reordenar os grupos de categorias (na figura acima, Contas) também ajuda a visualizar em primeiro lugar o que tem mais prioridade. É uma maneira de separar o supérfluo do essencial. Digamos que você tenha recebido o suficiente pra custear suas contas e entra o pagamento de um segundo freela nesse mesmo mês. Suas contas já estão cobertas, você segue o barco e orça o restante das suas categorias, repetindo o ciclo 1234 acima sempre que entrar mais dinheiro.

A regra adicional do freelancer, regra 5

Essa regra foi desenvolvida por mim, mas acho que é igualmente essencial se você tem um fluxo irregular de receitas: crie um fundo contra essas irregularidades.

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Imagem fornecida pelo autor

A ideia é que você abasteça essa categoria com sobras de receitas de um mês bom para gastar dinheiro dela num mês abaixo do esperado. No meu caso, ela tem esse nome esquisito, Fundo contra a renda variável, mas que funciona pra eu me lembrar de me proteger contra uma eventual ausência de receita prolongada. E lembre-se de que essas sobras vão se acumulando com o tempo, então qualquer centavo é muito válido na hora de acumular pra uma eventual emergência ou pra viver com mais tranquilidade quando aquele cliente enrolar pra pagar.

Definir uma meta de saldo de categoria é interessante pra saber quanto falta pra chegar lá.

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Imagem fornecida pelo autor

Quem é freelancer sabe que isso acontece sem a gente se programar. Já fiquei três meses sem nenhum trabalho e gastei todas as minhas reservas que tinha poupado no ano anterior (curiosamente, foi logo antes de eu me dedicar a aprender a usar o YNAB). Isso me serviu de exemplo, e hoje eu estimo que preciso de três meses de gastos guardados nesse fundo pra ter tranquilidade plena, mas isso vai variar de acordo com seu contexto e é algo que você vai ter de estimar e decidir por conta própria.

Com a categoria selecionada, no painel à direita do YNAB, você consegue definir uma meta (GOALS, imagem acima) de atingir um saldo específico praquela categoria (primeira opção) sem data específica. Se você sabe que há um período de baixa atividade na sua profissão, use a segunda opção e concentre-se em chegar até aquele saldo até o mês anterior da época das vacas magras.

Pra ser 100% honesto, até hoje eu ainda não cheguei a acumular os três meses, porém, também não cheguei a precisar. O YNAB ajuda tanto na organização, você enxerga seu dinheiro de maneira totalmente diferente, fora que a regra 4 (envelheça seu dinheiro) já seria semelhante a se preparar pra vários meses de gastos com antecedência. Mas eu percebi que esse fundo tem uma função de conforto psicológico importante: eu vejo que estou amparado e fico mais tranquilo!

Envelhecer seu dinheiro significa que o que está sendo gasto hoje foi recebido há 35 dias (nesse caso).

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Imagem fornecida pelo autor

Recapitulando: priorize e economize. Tudo isso pode soar impossível de atingir, mas com o passar do tempo dá pra perceber que você vai conseguir programar seus gastos com cada vez mais antecedência (a regra 4 começa a funcionar praticamente sozinha). E respeitando a regra 2, você não é pego de surpresa e desenvolve gradualmente essa tranquilidade financeira. Não é algo que acontece do dia pra noite, mas que você desenvolve em meses e anos de orçamento, disciplina, planejamento, organização. Aí termina e recomeça. E com organização a gente vai muito mais longe e com muito mais tranquilidade na profissão, conseguindo orientar o foco pra onde ele realmente é necessário.

Sobre o autor
Felipe_foto-perfilFelipe Cichini Simões é intérprete e tradutor profissional com mais de 10 anos de experiência em tradução escrita, localização de aplicativos e interpretação de conferências e eventos ao vivo, sommelier de cerveja e gestor bem-sucedido das finanças pessoais há mais de 4 anos. Site: http://mantrad.com.br