Guest post: Organização e produtividade

Bem-vindos de volta à série de publicações convidadas! Neste mês, tenho a honra de receber um colega de trabalho, profissional incrível que muito ajudou os tradutores durante sua passagem pela Abrates como diretor e presidente e ser humano exemplar que tenho o orgulho de chamar de amigo.

Bem-vindo, William!

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Foto de Emma Matthews, disponível em Unsplash

Vamos conversar um pouquinho sobre produtividade, qualidade de vida e organização?

Responda rápido: se você tem um trabalho pequeno que, pela sua experiência, não deve demorar mais que duas horas para ser feito, com prazo de cinco dias para a entrega, quando você começará a cuidar desse serviço?

Se você disse: “Imediatamente, mas vou parar sempre que houver uma notificação de mensagem no computador ou no celular, afinal, tem tempo de sobra para terminar e esse trabalho nem é tão grande assim, já conheço bem o assunto que esse cliente traduz, enfim, não tenho motivos para me preocupar.” Não se sinta só e leia o artigo.

Se sua resposta foi: “Na manhã do último dia do prazo, eu abro o arquivo e traduzo, não quero acostumar mal o cliente entregando muito antes do prazo. Tradução não é disque-pizza, e o cliente não vai valorizar meu trabalho se eu entregar mais rápido, vai pensar que é fácil de fazer.” Saiba que muitos tradutores e outros profissionais autônomos também pensam exatamente assim. Novamente, não se sinta só, mas leia este artigo. Leia agora.

Se respondeu que começará imediatamente e entregará ainda hoje, você faz parte de uma minoria muito disciplinada. Mas continue lendo. Tenho algumas dicas para você também.

Por que protelamos? Você sabe que tem o que fazer, sabe que tem um prazo, tem ideia de quanto tempo pode demorar para fazer, mas assume a postura do “tá tranquilo, tá tudo certo, tenho tudo sob controle”. A resposta para essa pergunta, no meu caso, foi: isso acontece porque você não tem uma rotina organizada e perde o foco com frequência.

Ter uma rotina organizada é fundamental para que você esteja no controle não só do trabalho, mas de todo o seu tempo. Eu sei, eu sei, disso você já sabia, mas o problema é colocar em prática a organização, é se habituar a ter uma agenda, uma estratégia para definir prioridades e até para decidir o que não precisa de sua atenção e deve ser deixado de lado. Porque sim, há coisas que você pode deixar de fazer, e elas não causarão nenhum impacto negativo em sua vida. Durante o período em que trabalhei na Abrates, precisei aprender a me organizar para conseguir responder às muitas demandas da associação, às necessidades inerentes de nosso trabalho, como prospectar novos clientes, manter-me atualizado e, principalmente, dar atenção aos amigos e à família que, durante esse período, ainda me presenteou com meu primeiro neto.

Não foi fácil me organizar e melhorar o foco, mas foi menos difícil do que imaginei.

Algo muito importante que você precisa saber: ninguém se torna organizado de um dia para o outro, apenas lendo sobre o assunto ou simplesmente fazendo um curso. Organização é aprendizado e construção de hábitos. É um processo lento, mas sempre passível de melhoria. A definição que mais me agrada, tirada de alguns dos muitos livros e artigos que li, é: organização é um processo de redução e seleção. Você reduz a quantidade de eventos que realmente precisam de sua atenção e seleciona quais terão sua atenção com prioridade. Há muitas ferramentas para ajudar nesse processo. Tenho algumas dicas para quem quer começar a se organizar. Dicas simples, mas muito eficientes.

A primeira é: registre em que você gasta seu tempo. Você certamente ficará surpreso ao descobrir que desperdiça boa parte de seu tempo na frente do computador com coisas que não fazem parte de sua rotina de trabalho. Você pode fazer isso com papel e caneta ou instalar algum software que registre quais os programas, sites e outras atividades realizadas no computador e por quanto tempo. Se você usa Mac, minha sugestão é o Timing. Para PC, ouvi dizer que o Toggl é uma boa opção. Instale uma dessas ferramentas em seu computador e use-o normalmente por uma semana. Provavelmente, você descobrirá que redes sociais, mensageiros e e-mails são os vilões que mais roubam tempo dos profissionais freelancers. Você pode estar pensando: mas preciso “me desligar um pouquinho” para ser mais produtivo, ter uma válvula de escape… O problema é que essa válvula precisa estar bem regulada e só deve ser aberta nos momentos certos. No meu caso, o ideal é que essa válvula esteja em outro lugar, não no computador. Uma caminhada, uma conversa com o porteiro, uma série ou desenho animado na TV. Qualquer coisa que faça você se levantar da cadeira e se movimentar pode melhorar não só sua produtividade, mas também sua saúde.

A segunda dica é sobre definição de prioridades. Uma das ferramentas mais básicas e práticas para quem quer se organizar é a Matriz de Eisenhower. Creditada ao general e ex-presidente norte-americano Dwight Eisenhower, que precisava tomar decisões rápidas durante a Segunda Guerra, ela ajuda a definir em que colocar seus esforços, o que delegar, o que agendar e o que simplesmente não fazer. Recomendo começar sua jornada de organização por ela, pela facilidade e custo zero de implementação: papel e caneta resolvem a maioria dos casos. Um vídeo bem claro sobre esta ferramenta você encontra aqui.

Outra forma de se organizar é desenvolver fluxos de trabalho. Documente em uma lista a sequência de passos que você executa para realizar trabalhos com eficiência. Mesmo para aqueles trabalhos que você já faz de olhos fechados, escrever um fluxo de trabalho pode ajudar a perceber onde você está perdendo tempo e o que poderia melhorar. Além disso, você também pode perceber a oportunidade de automatizar algo em seu processo. Não se esqueça de que o computador deve trabalhar para você, e não o contrário.

Uma dica importantíssima que ignorei por muito tempo: dormir bem. É quase impossível manter o foco e ser organizado se você não dá a seu cérebro o descanso de que ele precisa. Desenvolva uma rotina para relaxar e se recuperar para o dia seguinte. Dormir sempre no mesmo horário faz com que seu corpo se prepare melhor e tenha mais facilidade para entrar no sono. O que fiz quando comecei a implementar essa rotina foi usar o despertador de forma inversa: colocava um alarme no meu celular para tocar às 22h30. Assim que ele tocava, eu começava a me preparar para dormir. Não foi preciso muito tempo para que isso se tornasse rotina. Claro, como dizem por aí: there’s an app for that! E você pode usá-los para monitorar e entender melhor seu sono. Atualmente, uso o Pillow, para iOS. Se você usa Android, ouvi boas recomendações do Sleep as Android, que oferece 14 dias de avaliação gratuita.

Para encerrar, três dicas rápidas:

  • E-mails são importantíssimos, mas também podem consumir boa parte de nosso tempo. Para manter o foco, desligue as notificações e defina um horário rígido para lidar com eles. Para alguns endereços para os quais você precisa responder rapidamente, crie notificações usando filtros.
  • Se você usa o Gmail, aprenda a usar filtros e respostas predeterminadas.
  • Descubra qual tipo de música melhora sua produtividade. Eu uso o Focus@Will, serviço que usa neurociência e realmente funciona para mim.

Há muitas ferramentas e métodos que prometem melhorar a produtividade e a organização. Não existe um método que funciona para todo mundo e você pode descobrir que parte de um funciona bem, parte de outro ajuda bastante, que você não suporta tal método… O ideal é testar e descobrir o que funciona para você. Organização e produtividade são pessoais.

Agradeço minha amiga Carol Alberoni por este convite e espero ter colaborado um pouco com sua produtividade e organização. Qualquer dúvida, estou à disposição.

Sobre o autor
William_AvatarWilliam Cassemiro tem 47 anos, é pai orgulhoso de duas filhas e avô-babão do Luquinhas. Foi diretor e presidente da Associação Brasileira de Tradutores e Intérpretes, Abrates, de 2014 a 2018, e participou ativamente da organização de cinco Congressos Internacionais da Abrates, com público médio de 600 participantes. Organizou diversos cursos pela associação, participou de congressos em outros países, palestrou no Brasil, Inglaterra e Uruguai. Sua primeira formação foi em Eletrônica, ramo em que atuou em grandes empresas de Tecnologia, como Xerox e SEMP Toshiba. É tradutor profissional de inglês para português, com Bacharelado em Letras pela Universidade de São Paulo. Na Abrates, considera seu maior feito a implementação do Programa de Mentoria da associação, que orienta tradutores e intérpretes em início de carreira.

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7 thoughts on “Guest post: Organização e produtividade

  1. Carol, muito boa essa seção de posts convidados! Parabéns pela iniciativa!

    William, muito obrigada pelas dicas! Infelizmente, tenho sérios problemas com procrastinação e isso já afetou diversas áreas da minha vida, inclusive minha vida profissional. Suas dicas são muito úteis para me ajudar a superar esse problema que já me causou muito estresse e desgaste.

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  2. William, adorei o artigo! Parabéns! Posso estar errada, mas acho que a semente dele foi plantada quando entrevistei você sobre produtividade e organização para aquela minha palestra no PROFT no ano passado, certo? ❤

    Liked by 1 person

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